Цаг ашиглалтыг /тайм-менежмент/ оновчтой зохион байгуулахад гаргадаг түгээмэл 5 алдаа

1

Бид гүйцэтгэх даалгавраа жагсаан бичиж төлөвлөгөөний дагуу явахыг хичээдэг. Хичнээн зүтгэсэн ч гэсэн төлөвлөөгүй шинэ чухал ажлууд гэнэт гарч ирэх нь бий. Жагсаалт урт болсоор, цаг үлдэхгүй мэт санагдана. Ингээд тайм-менежментэд бидний түгээмэл гаргадаг алдаатай танилцахаас гадна цагаа хэрхэн зөв зохион байгуулах талаар багахан ч гэсэн мэдлэгтэй болцгооё.

 

1. Ажлын эрэмбийг алдагдуулах

Мэдээж даалгаврын жагсаалт – өөрийн бодол, хийх зүйлээ цэгцлэх зориулалттай. Гэхдээ ажлуудыг эрэмбэлэхгүй бол чухал ажил орхигдож болно. Чиглэл, зорилгыг тодорхойлохыг эрхэмлэнэ, нэг ажил нөгөөтэйгөө давхцаж байгааг ч анхаарах хэрэгтэй. Гүйцэтгэх ажлыг буруу эрэмбэлснээс болж нөхцөл байдал хүндрэхийг үгүйсгэхгүй.

Багаар ажиллахад зарим хүмүүст хүндрэлтэй байдаг, хэн нэг нь түүнийг өөр ажил хийхийг хүснэ: өөрийн ажлын чухлыг мэдрээгүй хүн ажлаа хойш тавьснаар цаг хугацаандаа хийж дуусгаж чадахгүй. Тийм учраас ажлаа өдөр, долоо хоног эсвэл сараар төлөвлөхдөө танд нэн тэргүүнд ямар ажил хийх нь чухал байгааг өөрөөсөө асуугаарай.

Чухал ажилд анхаарал их төвлөрч цаг их ордог. Чухал гэж үзсэн ажилдаа оюун санаагаа бүрэн дайчлах нь чухал. Гүйцэтгэхэд амаргүй ч их үр дүнтэй ажил хийх нь тийм ч амар биш гэдгийг та эхнээсээ мэдэж байх хэрэгтэй.

 

2. Өөрийн хүчийг буруу тооцоолох

Өөрийн чадварыг хэтрүүлэн бодох – энэ бол тайм-менежментэд гаргах том алдаа. Хэдхэн минутад хийгээд дуусгачихна гэж бодсон ажил хэдэн цагаар ч үргэлжилж болно. Энэ байдлаас зайлсхийхийг хүсвэл ажлаа эхлүүлэхээс өмнө хэдэн цаг зарцуулахаа нэг газар тэмдэглэж тавиарай.

Хэрвээ 25-30 минутаас хэтэрсэн бол дараагийн удаа төлөвлөгөөндөө заавал оруулна.

Бас нэгэн зөвлөгөө: уг даалгаврыг хийхэд бодитоор хэдэн цаг зарцуулахаа дахин дахин бодоорой.

30 минут болох ажил бол ажлын төлөвлөгөөндөө 1 цаг болгож оруулна. Эс бөгөөс ажлаа амжихгүй бүтэлгүй хүмүүсийн адил шөнөжин суух хэрэг гарна биз.

Өдрийн ажлаа эхлүүлэхээс өмнө 10 минут сууж төлөвлөгөөгөө гарга. Баримт: өглөө зарцуулсан 10 минут ажлын өдрийн 1 цагийг бүрэн хэмнэх боломжийг олгоно. Төлөвлөгөөгөөр өөрийгөө хэт шахах хэрэггүй, шинэ эсвэл урьдчилан тооцоогүй ажилд зориулж цаг үлдээж байхаа мартаж болохгүй.

 

3. Анхаарал сарних

Анхаарал сарних – томоохон асуудлуудын нэг. Үнэн хэрэгтээ сошиал суваг, мэйл зэрэг нь ажлаас хөндийрүүлдэг. Ажилдаа бүрэн анхаарал хандуулах шаардлагатай үед шуудан ирэх дохио зэргийг түр унтраах хэрэгтэй. 3 цаг тутамд та шуудангаа өөрөө шалгаад байж болно шүү дээ.

Бас нэгэн боломжит хувилбар: шинээр нэмэгдэж байгаа ажлыг шалгах хуваарьтай болох. Байнга шуудангаа шалгаад байвал яг одоо хийж байгаа ажилдаа бүрэн анхаарал хандуулж чадахгүй байгаагийн илрэл: ирсэн шууданд хариу илгээхдээ яаран сандран буруу мэдээлэл, тооцоо явуулахыг үгүйсгэхгүй. Алдаа хийсэндээ уучлалт гуйх, дахин тайлбарлах зэрэг нь хэний ч хүсэн хүлээсэн үр дүн биш байх болов уу – дэмий л цаг үрэх хэрэг гарна.

Эмх замбараагүй байдал ч мөн ажилд саад учруулдаг. Энэ тэнд хэвтэх цаас, хавтас, харандаа, үзэг, тэмдэглэл – яг л гахайн хороо шиг ширээ… Ажлын ширээгээ цэгцтэй байлгаж сур, ажлын долоо хоногийн сүүлчийн өдөр ширээгээ сайхан янзлаад яваарай.

 

4. Зарцуулсан цагаа тооцох нь илүүц гэж боддог

Чөлөөт цагтай байх хоёр арга бий: шинэ даалгаврыг үл тоох эсвэл цагийг үр дүнтэйгээр өнгөрөөх. Аливаа ажилд хэдий хэр цаг зарцуулж байгааг анхаарч эхлэхгүй бол цаг ашиглалтыг зөв зохион байгуулж сурахгүй.

Нэг эсвэл хоёр долоо хоногийн турш аливаа ажлыг хийхэд зарцуулж буй цагаа тэмдэглэж үзээрэй. Ингэснээр та цаашид ижил төрлийн ажилд хэдий хэр цаг зарцуулахаа төлөвлөж сурна – дахин алдаа гаргахаас зайлсхий.

Утасны дуудлага, хаалга онголзуулж ажлаас тань байнга сатааруулж байна уу? Ирсэн шуудангаа шалгах эсвэл сошиал сувагт их цаг зарцуулж байна уу? Үр дүн багатай ажилд хэдэн цаг зарцуулж байна, стратеги боловсруул – хэрэггүй зүйлийг үл тоож эсвэл ийм төрлийн ажилд маш бага цаг гарга.

 

5. Нэг дор олон ажил амжуулна гэж найдах

Тайм-менежментийн мэргэжилтнүүд санал нэгтэйгээр мэдэгдэж байна: нэг дор олон ажил амжуулна гэж хаана ч байхгүй. Энэ нэрийн дор дараах дүр зураг л харагдана: нэгийг эхлүүлээд дуусгалгүй нөгөө рүү шилжих, үүнд сайн зүйл огт байхгүй.

Өндөр үр дүнд хүрэхийг хүсвэл зөвхөн нэг даалгавар дээр төвлөрөх, цаг тавиад зөвхөн тэр ажил дээрээ бүх анхаарал, хүчээ шавхан ажиллах.

Өөртөө яг л уншлага мэт хэлэх хэрэгтэй: “Энэ ажлыг би одоохон хийж дуусгана” – ингэснээр дуусгаагүй ажлаа нөгөөгөөр солихгүй.

2
ГайхмаарГайхмаар
2
Ха ХаХа Ха
1
ТэнэглэлТэнэглэл
1
ХөөрхөнХөөрхөн
1
ГоёГоё
0
БахархмаарБахархмаар
0
ХарамсалтайХарамсалтай
0
БурууБуруу
Баярлалаа!

Сэтгэгдэл бичих

АНХААР! Та сэтгэгдэл бичихдээ хууль зүй болон ёс суртахууныг баримтална уу. Ёс бус сэтгэгдлийг админ устгах эрхтэй. Мэдээний сэтгэгдэлд XopoM.com хариуцлага хүлээхгүй. Required fields are marked *